Справочник / Гайды

Переводы и апостиль: сводное руководство по легализации документов для DNV

Каждый иностранный документ в досье DNV проходит до двух уровней легализации: апостиль (подтверждает подлинность документа страны выдачи, Гаагская конвенция) и перевод на испанский — присяжный (jurado) или обычный. Ошибки именно здесь дают два «жёстких» отказа из топ-списка UGE-CE: апостиль на нотариальной копии вместо оригинала и просроченные справки. Руководство сводит правила из внутренних чек-листов HolaPro (март 2026 + февраль 2025), FAQ и спецификации документов (практика UGE-CE, апрель 2026): что переводить jurado, что обычным переводом, где ставится апостиль по странам и какие исключения существуют (Эстония и др.).

Общая логика: два инструмента легализации

Апостиль легализует сам документ (штамп страны выдачи по Гаагской конвенции); перевод делает его читаемым для испанских органов. Это независимые требования: апостилированный документ без нужного перевода не принимается, и наоборот.
Базовое правило апостиля: ставится на ОРИГИНАЛ физического документа, а не на нотариальную копию. «Апостиль через нотариуса практически никогда не подходит, за редким исключением» (FAQ HolaPro, п. 5.6); документированное исключение — Эстония.
Два вида перевода: присяжный (jurado) — выполняет Traductor-Intérprete Jurado, зарегистрированный в МИД Испании (MAEC); обычный (simple) — любой корректный перевод. Если в чек-листе стоит пометка «+ jurado» — нужен именно присяжный; если просто «перевод» — достаточно обычного.
Апостиль не продлевает срок действия документа: справка о несудимости действительна 3 месяца, выписка из реестра компаний — в идеале не старше 3 месяцев (максимум 6), даже с апостилем.
Апостиль на диплом и на свидетельство ИП сам по себе бессрочен (по матрице сроков spec 04 — «no expiry»), поэтому эти документы можно апостилировать заранее в любой момент.

Присяжный перевод (jurado): полный список документов

Сервисный контракт / договор оказания услуг — jurado (либо двуязычный контракт EN/ES с самого начала — формат из spec 04 допускает bilingual или sworn translation).
Трудовой договор — jurado (те же условия, что для сервисного контракта).
Регистрационная/уставная выписка компании-контрагента или работодателя (ЕГРЮЛ, Companies House, Certificate of Good Standing и т.д.) — jurado.
Собственное свидетельство о регистрации ИП / sole trader / LLC (пути A) — jurado.
Диплом — jurado.
Справка(и) о несудимости из каждой требуемой страны — jurado.
Свидетельство о браке / свидетельство о рождении (семейные подачи) — jurado.
Согласие второго (не подающегося) родителя на въезд ребёнка в Испанию, получение ВНЖ Испании и проживание с заявителем (все три пункта обязательно прописаны в тексте) — апостиль + jurado-перевод (FAQ п. 14.7; spec 04, документ #21).
Справка A1 / СФР (путь B) — jurado рекомендован (в старом чек-листе от февраля 2025 стояла прямая пометка «+ jurado перевод»).
Документы опыта работы (трудовая книжка / выгрузка электронной трудовой, старые контракты) идут в блоке «Диплом ИЛИ опыт», который в чек-листах помечен «+ jurado перевод».

Обычный перевод (simple): какие документы

Банковская выписка — обычный перевод.
Зарплатные листы / nóminas (путь B) — обычный перевод.
Инвойсы / акты выполненных работ (путь A) — обычный перевод.
Письмо работодателя/контрагента о разрешении удалённой работы — достаточно обычного перевода, jurado не требуется (spec 04, документ #9).
Страховой полис — обычный перевод; часто полис уже двуязычный.
Паспорт — перевод не требуется вообще (ни присяжный, ни обычный): подаётся цветной скан всех страниц; в таблице переводов spec 04 паспорт не значится, spec 07: jurado_required: false.
CV и стандартные декларации (о несудимости, обязательство autónomo, о браке) готовятся сразу на испанском — переводить нечего.

Требования к присяжному переводу и процесс

Переводчик должен быть Traductor-Intérprete Jurado, зарегистрированным в МИД Испании; UGE-CE проверяет регистрационный номер переводчика в реестре MAEC.
Google Translate / DeepL, выданный за jurado, — не принимается (проверка по номеру MAEC).
Процесс полностью удалённый: отправляется PDF/скан документа, переводчик возвращает PDF с квалифицированной электронной подписью (действительна для UGE-CE) либо скан бумажного перевода с печатью.
Переводы можно и нужно делать дистанционно до приезда в Испанию (FAQ HolaPro, п. 5.4: «даже нужно»).
Обычные переводы можно делать самостоятельно (в т.ч. сервисами), но ответственность за корректность — на заявителе/агентстве (FAQ, п. 5.3).
Ориентир по стоимости: jurado ~€30–60 за страницу; обычный перевод ~€10–25 за страницу.
Юридические переводы нельзя автоматически переводить LLM без проверки человеком — ошибки перевода в юридическом контексте ведут к отказам (правило проекта: шаблоны со slot-filling — допустимо, свободный машинный перевод — нет).

Апостиль: какие документы апостилируются

Регистрационная выписка компании-контрагента/работодателя — апостиль обязателен, на оригинал; компания должна существовать ≥1 года на момент подачи, сама выписка — свежая (ориентир 3 месяца, максимум 6; в чек-листе NEW указан срок 6 месяцев, при этом FAQ фиксирует участившиеся дозапросы на свежие сертификаты).
Собственное свидетельство о регистрации ИП/бизнеса (пути A) — апостиль на оригинал свидетельства; ИП должно существовать ≥3 месяцев на момент подачи.
Диплом — апостиль на оригинал обязателен («сейчас обязательно апостиль» — чек-листы HolaPro); нотариальная копия с апостилем = отказ.
Справки о несудимости — апостиль на оригинал; нужны из страны гражданства И из каждой страны, где заявитель жил ≥6 месяцев суммарно за последние 2 года; действительны 3 месяца, если на самой справке не указан иной срок.
Трудовая книжка (путь подтверждения опыта): в РФ апостилируется бумажная распечатка выгрузки из электронной трудовой (выгрузка через СФР/Госуслуги, апостиль МинЮст); классическую бумажную трудовую в РФ апостилировать нельзя (чек-лист февраля 2025).
Свидетельство о браке — с апостилем; лучше свежее или дубликат, если брак заключён более года назад (FAQ, п. 14.2; паттерн отказа: свидетельство старше 12 месяцев без переполучения).
Свидетельство о рождении ребёнка — с апостилем (FAQ, п. 14.3).
Согласие второго родителя (если не подаётся) — апостилировано; в тексте обязательно прописаны въезд в Испанию, получение ВНЖ и проживание с заявителем (FAQ, п. 14.7).
НЕ апостилируются: справка СФР (внутренний документ, апостиль не нужен — таблица РФ в spec 04), банковские выписки, инвойсы, зарплатные листы, письмо работодателя, страховой полис, паспорт.
С декабря 2024 (ужесточение практики) путь подтверждения опыта требует апостилированных официальных документов (налоговые/соцстраховые записи) — одних референсных писем работодателей недостаточно.

Апостиль по странам: кто ставит, сколько стоит, сроки

Россия: справка о несудимости — МВД (заказ через Госуслуги или лично в МФЦ), апостиль в МинЮсте (бесплатно + 2500₽, ~30 дней); ЕГРЮЛ — бумажный с печатью ФНС → апостиль МинЮст (200₽ + 2500₽, 7–14 дней); свидетельство ИП — ФНС → МинЮст (бесплатно + 2500₽, 7–14 дней); диплом — апостиль в Минобрнауки (свой — бесплатно; ~5000₽, 30–45 дней); электронная трудовая — СФР/Госуслуги, апостиль МинЮст на бумажную распечатку (бесплатно + 2500₽, ~14 дней). Апостиль через нотариуса — не подходит: только МинЮст/Минобрнауки на оригинал.
США (Гаага с 1981): федеральные документы (FBI Identity History Summary через channeler, напр. Fieldprint) — апостиль в US Department of State, Office of Authentications (~$50 + ~$20, 2–6 недель); документы штата (дипломы, корпоративные) — апостиль у Secretary of State соответствующего штата (диплом $20–80, 2–4 недели; Certificate of Good Standing $20–100, 1–2 недели).
Великобритания: всё апостилирует FCDO Legalisation Office — ACRO Police Certificate (£55 + £30, 1–2 недели), диплом (£30 + £30, 2–3 недели), выписка Companies House (£15 + £30, 1–2 недели), подтверждение sole trader от HMRC (+£30, 2–4 недели). Известный риск — длинные очереди на апостиль.
Эстония — документированное исключение: выписка e-Business Register с цифровой подписью принимается без отдельного апостиля (Hague-апостиль встроен в цифровую подпись). Не распространять это исключение на другие страны.
Германия: Handelsregisterauszug — апостиль в Landgericht.
Аргентина: Certificado de Antecedentes Penales (RNR / Мин. юстиции) — апостиль Ministerio del Interior / Cancillería (~AR$5,000, 1–2 недели); диплом и учредительные документы — апостиль Cancillería.
Мексика: федеральная Constancia de No Antecedentes Penales (Fiscalía General de la República) — апостиль SRE (~MXN 600, 1–2 недели); типичная ошибка — путаница федерального и штатного уровней.
Колумбия: Certificado de Antecedentes Judiciales (Policía Nacional, онлайн) — апостиль Ministerio de Relaciones Exteriores (бесплатно + небольшой сбор, ~1 неделя).
Канада (Гаага с января 2024): RCMP Criminal Record Check — апостиль Global Affairs Canada; практика апостилирования после недавнего присоединения ещё устанавливается.
Австралия: AFP National Police Check — апостиль DFAT; процесс может быть долгим.
Бразилия: справка Federal Polícia — апостиль ITAMARATY; в некоторых штатах апостиль ставит нотариус (verify — проверять по штату).
ЕС: национальный аналог справки о несудимости; внутри ЕС иногда достаточно Multilingual Standard Form вместо апостиля с переводом.

Страны вне Гаагской конвенции

Если страна не участвует в Гаагской конвенции — вместо апостиля нужна консульская легализация в испанском консульстве страны происхождения: процесс в 2–4 раза дольше и дороже.
Крупные не-гаагские страны: Иран, Египет. Изменения статуса: Китай (материковый) присоединился в ноябре 2023 — теперь апостиль; Саудовская Аравия — с 2022; ОАЭ — с 2025.
Венесуэла: формально в конвенции, но де-факто действие приостановлено — новые документы получить сложно, часто нужен маршрут консульской легализации.
Статус Гаагской конвенции проверять на момент подачи (список меняется).

Тайминг: когда запускать легализацию

Медленные документы (апостили, справки о несудимости, A1/СФР) запускать за 4–5 месяцев до подачи; документы с коротким сроком (письмо работодателя, банковская выписка) — в последний месяц.
Справка о несудимости действительна 3 месяца — начинать процесс не раньше чем за ~5 месяцев до подачи (примечание к таблице РФ в spec 04), иначе справка истечёт до подачи.
Выписка о регистрации контрагента: начинать за ~4 месяца до подачи; на подачу — не старше 3 месяцев (максимум 6).
Диплом и свидетельство ИП можно апостилировать в любой момент — апостиль бессрочен.
Письмо работодателя/контрагента подписывается не ранее чем за 30 дней до подачи; переводить его нужно в этом же финальном окне.

Практические советы (HolaPro, боевой опыт)

Апостиль на нотариальной копии вместо оригинала — жёсткий отказ №2 в списке типовых отказов UGE-CE (апрель 2026); единственный лечащий вариант — переделать документ заново.
ЕГРЮЛ для РФ берётся строго бумажный с печатью в ФНС, потом апостиль в МинЮсте; у HolaPro есть «помогаторы» для этого процесса.
Российскую справку о несудимости, полученную третьим лицом без нотариальной доверенности, иногда отклоняют — получать лично либо через представителя с нотариальной доверенностью (poder).
США: UGE-CE принимает только федеральный отчёт FBI, а не state-level NCIC из местной полиции; «background check» от HR-провайдеров (Sterling, Checkr) не принимается.
Не забыть справку о несудимости из страны, где заявитель прожил, например, 7 месяцев за последние 2 года, даже если это не страна гражданства — пропуск справки члена семьи из страны длительного проживания входит в типовые причины отказа.
Если диплом «не совсем по специальности» — смотреть приложение к диплому: совпадающие предметы могут спасти подачу; если специальность в списке регулируемых (educacionfpydeportes.gob.es) — нужно нотариальное обещание не работать по этой профессии в Испании.
По регистрационным документам компании стали приходить дозапросы (dozapros) на свежие сертификаты — закладывать возможность быстро переполучить выписку с апостилем.
Переводы организуются полностью удалённо по PDF ещё до приезда клиента в Испанию — это штатный процесс, а не исключение.
Если СФР-справку для трудового пути получить не удаётся (многие отделения отказывают) — иметь fallback-план: реструктуризация на путь A (ИП/контрактор).

Примеры: правильно / неправильно

Правильно: бумажный ЕГРЮЛ с печатью ФНС → апостиль МинЮста на оригинал → присяжный (jurado) перевод. Неправильно: нотариальная копия ЕГРЮЛ с апостилем «через нотариуса» — отказ.
Правильно: FBI Identity History Summary через channeler + апостиль US Department of State + jurado-перевод. Неправильно: NCIC-справка из полиции штата или background check от Sterling/Checkr — не принимаются.
Правильно: выписка эстонского e-Business Register с цифровой подписью — принимается без отдельного апостиля (исключение). Неправильно: подать немецкий Handelsregisterauszug без апостиля «по аналогии с Эстонией» — апостиль Landgericht обязателен.
Правильно: jurado-перевод от переводчика из реестра MAEC, возвращённый как PDF с квалифицированной электронной подписью. Неправильно: перевод DeepL/Google, оформленный «как jurado», — UGE-CE сверяет номер переводчика в реестре MAEC.

Датированные изменения и обновления практики

Апрель 2026 (текущая практика UGE-CE): срок действия справки о несудимости — 3 месяца (в старых документах фигурировали 6 месяцев — чек-листы февраля 2025 прямо писали «действительны 6 месяцев»); 3 месяца — безопасный ориентир; если на самой справке указан больший срок, действует он.
Февраль 2025 → март 2026 (чек-листы HolaPro): для российских свидетельств о браке/рождении апостиль раньше не требовался («для РФ документов апостиль не нужен») — по актуальному чек-листу и FAQ свидетельство о браке подаётся свежим (не старше 1 года / дубликат) и с апостилем; свидетельство о рождении — с апостилем.
Февраль 2025 → март 2026: собственное свидетельство ИП было «опционально, электронное подойдёт, обычный перевод» — теперь обязательно, апостиль на оригинал + jurado-перевод, ИП ≥3 месяцев.
Февраль 2025 → март 2026: апостилирование выгрузки электронной трудовой — ранее описывалось через МФЦ, актуальный путь — выгрузка через СФР (апостиль МинЮст на бумажную распечатку).
Декабрь 2024 (ужесточение): для пути подтверждения опыта одних референсных писем недостаточно — нужны апостилированные официальные налоговые/соцстраховые записи.
Присоединения к Гаагской конвенции: Канада — январь 2024 (практика ещё устанавливается), Китай — ноябрь 2023, Саудовская Аравия — 2022, ОАЭ — 2025.
2026: некоторые источники цитируют 90-дневное правило для свидетельства о браке (паттерн отказа №15: свидетельство старше 12 месяцев без переполучения — по консульской практике).